Bài 3: Không có công cụ đừng mong quản lý doanh nghiệp

Ông Nguyễn Thanh Việt (người ngồi giữa), Chủ tịch HĐQT Intracom Croup – Kiêm chủ tịch Hội đồng thanh viên tổ Y tế Phương Đông, Bệnh viên đa khoa Phương Đông chia sẻ tại sự kiện 1000 CEO do Cty Cổ phần Đào tạo và Tư vấn PDCA tổ chức.

Bài liên quan

Bài 1: Vì sao doanh nghiệp mãi “không lớn”?

Bài 2: Giải bài toán công nghệ và quản trị

Bảo vệ môi trường từ những dự án khởi nghiệp sáng tạo

Chống rác thải nhựa: Cơ hội lớn cho star-up

Tinh giản và tạo ra sức mạnh cạnh tranh

Bàn về sự phát triển của doanh nghiệp, các nhà nghiên cứu tại ĐH Oxford và Tập đoàn tư vấn McKinsey đưa ra dự báo, có 50% công việc tại các nước phát triển sẽ được thay thế bởi các quy trình tự động hóa trong 15 năm tới. Tỷ lệ này cao hơn đối với nước đang phát triển như Việt Nam.

“Giá trị tăng trưởng của lực lượng lao động tại Việt Nam rất thấp so với trung bình của thế giới. Do đó, đòi hỏi các doanh nghiệp nhỏ, vừa và mô hình truyền thống phải có những thay đổi để tiếp tục tồn tại, phát triển trong bối cảnh ngày nay”, ông Vũ Minh Trí, Phó Chủ tịch mảng Dịch vụ Điện toán đám mây – VNG chia sẻ.

Minh chứng cho những điều ông Trí nói, ông Võ Đại Khôi, Chủ tịch HĐQT Tập đoàn Xây dựng Trung Hậu, cho biết: “Với số vốn tích lũy được từ việc đi làm thuê và thế chấp tài sản của gia đình, tôi mở Công ty Thầu xây dựng công nghiệp. Ban đầu, văn phòng công ty chỉ là một căn phòng nhỏ chưa được 20m2, thuê trong ngõ nhỏ của TP HCM. Bây giờ, Cty đó đã trở thành tập đoàn và lọt vào top 10 tổng thầu công nghiệp hàng đầu Việt Nam, doanh thu nghìn tỷ đồng/năm”.

Để có được thành quả đó, ông Khôi đã phải vượt qua rất nhiều khó khăn và mạnh dạn thay đổi, đầu tư công nghệ, học cách quản lý đổi mới sáng tạo và hướng tới việc vươn thành “ông lớn”.

Ông Khôi cho biết: “Không có công cụ đừng mong quản lý doanh nghiệp. Tôi học được điều này từ khóa học Giải phóng lãnh đạo do Cty Đào tạo và Tư vấn PDCA tổ chức”.

Công cụ mà ông Khôi đưa ra chính là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng – CRM. Tác dụng cơ bản của CRM là có thể quản lý thông tin, nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng; Tối đa hóa doanh thu từ mỗi khách hàng; Giúp lãnh đạo doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt thông tin và hiệu quả làm việc của bộ phận quan hệ khách hàng.

Khi có phần mềm CRM, để mọi quy định, định hướng trong quy chế lưu trữ đi vào thực tế thì doanh nghiệp cần có công cụ lưu trữ thông tin. “Doanh nghiệp star-up có thể lưu trữ thông tin bằng các công cụ phần mềm như: Ổ cứng di động, Google dreve; One dreve…”, ông Khôi cho biết.

Ngoài phần mềm CRM và lưu giữ thông tin, phần mềm kế toán và email đóng vai trò rất quan trọng đối với một doanh nghiệp. Email có thể giúp doanh nghiệp liên hệ, chăm sóc khách hàng và bán hàng. Doanh nghiệp có thể thực hiện hoạt động gửi email cho khách hàng một cách tự động thông qua phần mềm gửi email.

Còn phần mềm kế toán để trợ giúp bộ phận kế toán của công ty trong quá trình ghi chép, tổng hợp và báo cáo số liệu. Do vậy, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm này.

Cuối cùng là phần mềm hệ thống ERP và App giao thương. Phần mềm ERP là bộ máy thống nhất, tích hợp nhiều giải pháp cùng một lúc cho các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Những giải pháp ấy có sự kết hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. “Phần mềm ERP không những giúp tự động hóa doanh nghiệp mà còn làm tốt ưu năng suất lao động. Thường những doanh nghiệp đi lên từ quy mô nhỏ, vừa sẽ sử dụng những phần mềm rời rạc cho mỗi bộ phận, tương ứng với mỗi chức năng khác nhau. Tuy nhiên, trong ERP thì mỗi bộ phận phần mềm kể trên đều được tích hợp trong một cỗ máy thống nhất và phối hợp với nhau nhịp nhàng ở tốc độ cao”, ông Khôi cho biết.

App Kết nối giao thương là xu hướng hiện nay. Các CEO đau đầu tìm kiếm những nhà cung cấp chất lượng, nhà phân phối lâu dài và đối tác đầu tư làm ăn uy tín, hiệu quả vì thế nhanh nhất là tiếp cận với những sự kiện giao thương. Tuy nhiên, hạn chế là trong hàng ngàn người tham dự sự kiện các CEO không thể biết đâu là nhà cung cấp, nhà phân phối đúng ngành nghề, mặt hàng mình cần tìm để kết nối. Như vậy, mọi cơ hội, mong muốn kết nối của doanh nghiệp cũng sẽ ngừng lại. Để khắc phục hạn chế đó cho các CEO và mở ra cơ hội bán hàng nhiều hơn, hiệu quả, chính xác (cả khi 2 đối tác không cùng có mặt tại một điểm), APP Giao thương đã ra đời.

Phải định vị doanh nghiệp

Các đại biểu tham dự tại Sự kiện 1000 CEO do Cty Đào tạo và Tư vấn PDCA tổ chúc

Để giải quyết tình trạng “mắc kẹt” cho các CEO và đưa doanh nghiệp nhỏ, vừa vươn thành “ông lớn”, ông Nguyễn Thanh Việt, Chủ tịch HĐQT Intracom Croup – Kiêm chủ tịch Hội đồng thanh viên tổ Y tế Phương Đông, Bệnh viên đa khoa Phương Đông, cho rằng: “Muốn vươn thành “ông lớn", CEO phải định vị được doanh nghiệp. Tức là, bạn phải biết mình đang ở đâu để có những hướng đi và điều chỉnh phù hợp”.

Để giúp doanh nghiệp định vị được mình đang đứng ở đâu, ông Việt đề cập tới 3 giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.

Giai đoạn đầu tiên là: Hiện thực hóa công ty. Đây là giai đoạn bận rộn nhất nhưng quan trọng là bạn phải xây dựng được một cỗ máy gồm 6 bộ phận chính như: Maketing, bán hàng, thực hiện hợp đồng, kế toán, chăm sóc khách hàng, hành chính nhân sự.

Giai đoạn thứ hai là: Hoàn thiện nội quy, quy chế của công ty, xây dựng hệ thống, nhận diện thương hiệu tốt. Giai đoạn này mất từ 1 đến 5 năm, tùy từng công ty.

Khi doanh nghiệp lớn hơn một chút là giai đoạn ba: Chuyên nghiệp hóa công ty. Hiện đại hóa doanh nghiệp bằng hệ thống phần mềm, công nghệ thông tin, kĩ thuật, máy móc tiên tiến để quản lý vận hành doanh nghiệp một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất sau đó toàn diện hóa công ty. Giai đoạn này bạn phải xây dựng được các giải pháp quản trị toàn diện như: Quản lý thông tin đối tác, danh mục sản phẩm, tài chính, cung ứng và mua hàng, phân phối bán hàng, khách hàng và sản xuất… Làm tốt những công việc đó, giúp CEO kiểm soát doanh nghiệp một cách hiệu quả, chuyên nghiệp.

Sau khi kiện toàn được toàn bộ máy doanh nghiệp hoạt động theo hệ thống, quy trình và có chỗ đứng vững chắc trên thị trường, có thể nhân bản doanh nghiệp. Lúc này các CEO có thể nghĩa đến việc hội nhập hóa đi kinh doanh quốc tế.

Theo ông Việt, bất kể doanh nghiệp nào muốn vươn thành “ông lớn” đều cần phải trải qua các giai đoạn trên. Còn để đảm bảo cho doanh nghiệp thay đổi từ bên trong ra bên ngoài, các chuyên gia kinh tế cho rằng, cần có chiến lược phát triển tổng thể và đồng nhất giữa các cơ quan hoạch định chính sách, tổ chức nghiên cứu, quỹ đầu tư, công nghệ.