Chuyển đổi số trong công tác Đoàn

Ứng dụng công nghệ để quản trị đoàn viên

Trong bài tham luận “Chuyển đổi số trong công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi” của mình, đại biểu Trần Việt An cho rằng, đối với các đoàn viên thanh niên còn đang ngồi trên ghế nhà trường, bên cạnh học tập, việc tham gia các hoạt động xã hội là vô cùng cần thiết để các em có thể hoàn thiện bản thân, rèn luyện tư tưởng, kỹ năng để trở thành một người công dân tốt, đóng góp cho sự phát triển của đất nước và xã hội. Tuy nhiên, để thu hút nhiều đoàn viên tham gia, các tổ chức Đoàn cần tích cực tuyên truyền về những hoạt động, đồng thời ghi nhận kịp thời đóng góp của các bạn trẻ cho xã hội.

Đại biểu Trần Việt An

“Trường ĐH Kinh tế Quốc dân, nơi tôi đang làm việc, hiện có khoảng 25.000 dđoàn viên đang sinh hoạt với rất nhiều hoạt động ở các lĩnh vực và quy mô khác nhau. Việc quản lý các hoạt động, đánh giá xếp loại, cũng như thu hút các bạn đoàn viên tham dự các sự kiện là thách thức không nhỏ. Nhiều tổ chức Đoàn cũng gặp phải những khó khăn tương tự.

Xuất phát từ thực trạng đó, Đoàn trường ĐH Kinh tế Quốc dân đã ứng dụng mô hình App Youth NEU trong việc quản trị đoàn viên, qua đó có thể đánh giá, xếp loại hoạt động Đoàn của sinh viên thông qua hệ thống điểm Đoàn, có tiêu chí rõ ràng. Ứng dụng này giúp các bạn đoàn viên có thể thực hiện một số chức năng như: Theo dõi, đăng ký tham dự sự kiện; Điểm danh tự động bằng QR Code; Thống kê lịch sử tích lũy điểm Đoàn; Yêu cầu đổi điểm Đoàn trực tuyến.

Thông qua ứng dụng, tỷ lệ sinh viên đăng ký tham dự sự kiện đã có sự tăng lên rõ rệt, các bạn có thể tích lũy điểm Đoàn để được đánh giá, xét xếp loại, khen thưởng năm học. Bên cạnh đó, Đoàn trường có thể nắm bắt được có bao nhiêu đoàn viên tham dự chương trình, cụ thể là những bạn nào, trong năm học có bao nhiêu sự kiện… Công tác quản lý đoàn viên cũng trở nên đơn giản và linh hoạt hơn rất nhiều”, đại biểu Trần Việt Nam nói.

Xu thế mới…

Theo đại biểu Việt An, đối với công tác Đoàn, các nền tảng ứng dụng công nghệ vào làm việc đã giúp tạo ra một xu thế mới, không chỉ trong giai đoạn COVID-19, mà còn có thể ứng dụng tốt cho hiện tại và trong tương lai như: Quản trị đơn vị trực tuyến; Tổ chức hội nghị, sự kiện trực tuyến.

Thông qua các ứng dụng như MS Teams, Google Classroom kết hợp Google Meet, các tổ chức Đoàn có thể quản lý các hoạt động nội bộ, triển khai công việc, họp định kỳ trực tuyến. Với những nền tảng này, các đơn vị thậm chí còn có thể ghi biên bản và lưu trữ tài liệu trực tuyến có tính hệ thống, giao việc độc lập, có thời hạn và quản lý tiến độ.

Các bạn trẻ tham dự Đại hội

“Có thể nhận thấy rằng, các sự kiện về giao lưu, văn hóa, có tính chất sôi nổi vẫn rất cần thiết được tổ chức trực tiếp. Tuy nhiên, các hoạt động thiên về học thuật, hội thảo tiếp tục có thể ứng dụng các nền tảng hội nghị trực tuyến như là một phần của chương trình.

Bên cạnh các ưu điểm dễ thấy như giảm thiểu thời gian, chi phí, thì hội nghị trực tuyến có thể giúp ban tổ chức các chương trình kết nối được nhiều diễn giả, khách mời không tới trực tiếp tham dự được do không ở Hà Nội hoặc không ở Việt Nam. Hơn thế nữa, việc livestream một sự kiện cũng là một điều bình thường mới tại nhiều đơn vị Đoàn cơ sở”, đại biểu Việt An nói.

Số hoá thủ tục Đoàn và tập hợp thanh niên

Đại biểu Việt An chia sẻ: “Số hóa thủ tục hành chính đã được Chính phủ đẩy mạnh trong những năm trở lại đây. Không nằm ngoài xu thế đó, được sự ủng hộ và khuyến khích của Thành Đoàn Hà Nội, công tác Đoàn tại trường ĐH Kinh tế Quốc dân cùng nhiều cơ sở giáo dục khác luôn không ngừng cải tiến để tinh gọn, nhanh chóng, hiệu quả hơn. Với mục tiêu giảm thiếu tối đa công sức và số lần đoàn viên phải tới Văn phòng Đoàn để thực hiện các thủ tục hành chính, chúng tôi đang không ngừng số hóa các công tác về: Đoàn vụ; Đảng vụ (phát triển Đảng); Lưu trữ thông tin.

Các thủ tục như trình kế hoạch chương trình hành động, báo cáo số liệu, đăng ký các thủ tục tổ chức sự kiện, tổng hợp và phê duyệt công tác Đoàn vụ… được thực hiện hiệu quả bằng quy trình ngắn gọn, thông qua nhiều nền tảng và công cụ khác nhau như: MS Teams, Google Doc, Google Form, Email, Zalo, Facebook… Trong đó, nhiều quy trình được xử lý tự động và các bạn đoàn viên, các đơn vị trực thuộc có thể theo dõi theo thời gian thực tiến độ xử lý công việc của mình”...

Từ những ưu điểm nêu trên, đại biểu Trần Việt An cho rằng, còn nhiều điều có thể cải thiện, để đảm bảo công tác Đoàn được thực hiện hiệu quả và lan tỏa đến đoàn viên.

Đại biểu Việt An đề xuất, hiện nay, Trung ương Đoàn đã phát triển ứng dụng Thanh niên Việt Nam với nhiều tính năng bổ ích cho đoàn viên. Do vậy, nếu các cơ sở Đoàn cấp trên có thể hỗ trợ phát triển tính năng phù hợp, cho phép các cơ sở Đoàn được phân cấp quản trị, qua đó có thể quản lý và đánh giá hiệu quả hoạt động Đoàn của tổ chức, cá nhân;

Đại biểu Việt An chỉ ra việc quản lý hoạt động Đoàn tại nhiều đơn vị vẫn còn thủ công, ứng dụng chưa triệt để các nền tảng kỹ thuật số miễn phí. Bên cạnh đó, nhiều tài nguyên, tài liệu còn chưa được hệ thống hóa, lưu trữ một cách khoa học.

Vì thế, theo đồng chí Trần Việt An, Đoàn cấp trên cần tổ chức các khóa tập huấn về năng lực số cho cán bộ Đoàn; Chuẩn hóa và lưu trữ dữ liệu tập trung; Chia sẻ về kinh nghiệm giữa các đơn vị trong và ngoài tổ chức.

Đối với các tổ chức Đoàn, đại biểu Việt An cho rằng cần đẩy mạnh tuyên truyền đa kênh qua các ứng dụng số; Tổ chức các khóa đào tạo kỹ năng số, an toàn trên không gian số; Tổ chức các cuộc thi về năng lực số, ứng dụng công nghệ thông tin.

Tập huấn kỹ năng truyền thông số

Cũng theo đại biểu Việt An, một trong những nhiệm vụ quan trọng trong công tác Đoàn là công tác tuyên huấn. Đoàn Thanh niên có vai trò tuyên truyền, thúc đẩy, truyền cảm hứng và giúp đoàn viên thanh niên hiểu được trách nhiệm của thế hệ trẻ, hiểu được ý nghĩa của những hoạt động chúng ta làm. Do đó, trong bối cảnh chuyển đổi số, vai trò của kỹ năng truyền thông số là vô cùng quan trọng đối với những người làm công tác Đoàn.

“Kỹ năng truyền thông số ở đây không chỉ đơn thuần là khả năng sử dụng thành thạo các công cụ trên mạng xã hội, mà còn là cả tư duy về marketing nội dung (content marketing), kế hoạch truyền thông số, kỹ năng sử dụng các công cụ để tạo ra các ấn phẩm truyền thông số như video, ảnh, inforgraphic; Đặc biệt hơn nữa chính là hiểu được tâm lý của thế hệ trẻ hiện nay và hành vi của các bạn trên môi trường số.

Do đó, các cấp cơ sở Đoàn cần đánh giá đúng vai trò của kỹ năng này đối với các cán bộ, có các biện pháp bồi dưỡng, đào tạo phù hợp để có thể tuyên truyền tốt hơn, góp phần giúp các hoạt động trở nên thiết thực và hiệu quả hơn.